سیستم مدیریت سفارشات (OMS): راهکاری برای بهبود و اتوماسیون فرآیندهای خرید و تحویل
سیستم مدیریت سفارشات (OMS) با هدف بهینه‌سازی و خودکارسازی مراحل کلیدی در فرآیندهای دریافت، پیگیری، و تحویل سفارش‌ها به کار می‌رود. این سیستم پس از ثبت سفارش و تعیین شیوه ارسال، به طور خودکار فرآیندی را آغاز می‌کند که می‌تواند شامل ارسال کالا از نزدیک‌ترین مکان به مشتری یا تحویل مستقیم در فروشگاه باشد. با استفاده از این سیستم، فرایند ثبت و تحویل سفارش‌ها تسریع می‌شود و مدیریت موجودی کالا را ساده‌تر می‌کند، به طوری که از بروز تاخیر و انباشت سفارش‌های عقب‌افتاده نیز جلوگیری می‌شود. OMS به کارمندان و مشتریان این امکان را می‌دهد تا تمامی مراحل ثبت و ارسال سفارش را به صورت کامل مشاهده و پیگیری کنند. این سیستم همچنین با تحلیل شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) به کسب‌وکارها در بهبود کارایی و مدیریت سفارشات کمک می‌کند.
مزایای استفاده از سیستم OMS
سیستم‌های پیشرفته OMS امکان تهیه گزارش‌های تحلیلی دقیق را بر اساس شاخص‌های مختلف فراهم می‌کنند. به عنوان مثال، این سیستم‌ها زمان تکمیل سفارش، هزینه‌های ارسال و بسته‌بندی، نقص محصول و نرخ عودت کالا را ردیابی می‌کنند. این تحلیل‌ها می‌تواند اولین قدم در شناسایی ناکارآمدی‌ها و برنامه‌ریزی برای بهبود فرآیندها باشد.
چرا سیستم OMS ضروری است؟
امروزه، پیگیری و مدیریت سفارشات از کانال‌های مختلف به یک چالش بزرگ برای کسب‌وکارها تبدیل شده است. مشتریان انتظار دارند گزینه‌های انعطاف‌پذیری برای دریافت سفارشات خود داشته باشند، مانند تحویل درب منزل یا تحویل حضوری از فروشگاه. بهره‌گیری از سیستم OMS جامع به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد که تمام کانال‌های فروش خود را یکپارچه کرده و یک پورتال واحد برای ثبت و پیگیری همه سفارش‌ها فراهم کنند.
ادغام OMS با سایر سیستم‌های تجاری
سیستم‌های OMS پیشرفته به وسیله پلتفرم‌های ERP با سایر بخش‌های سازمانی از جمله زنجیره تأمین و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یکپارچه می‌شوند. با این ادغام، شرکت‌ها به یک نمای کلی از وضعیت موجودی، سلامت مالی و اطلاعات زنجیره تأمین خود دسترسی خواهند داشت.
نقش OMS در بهبود کارایی و سودآوری
بهبود کارایی سیستم مدیریت سفارشات با OMS می‌تواند تأثیر بسزایی بر رضایت مشتری و سودآوری کسب‌وکارها داشته باشد. به ویژه در شرایطی که تقاضای تجارت الکترونیک در حال افزایش است، OMS به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا با انطباق بیشتر بر انتظارات مشتریان، روند تحویل و عودت محصولات را بهبود بخشند. از طرفی، سیستم OMS به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا سفارشات توزیع‌شده را به طور یکپارچه مدیریت کرده و هزینه‌های تحویل و ارسال را کاهش دهند.
عملکرد سیستم OMS
سیستم OMS با نمایش موجودی‌های قابل ارائه، اعم از موجودی در انبار اصلی، انبارهای جانبی، یا موجودی شرکت‌های همکار، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا روند تحویل سفارشات را از ابتدا تا انتها مدیریت کنند. همچنین، این سیستم مراحل تحویل مانند بسته‌بندی، بارگیری، حمل و نقل و ارتباط با مشتری را به‌طور لحظه‌ای پیگیری می‌کند.
انواع سیستم‌های مدیریت سفارشات
در گذشته، سفارشات به صورت دستی یا با ابزارهایی نظیر اکسل مدیریت می‌شد. اما اکنون سیستم‌های هوشمند OMS به کسب‌وکارها امکان می‌دهند تا فرآیندهای خود را به‌طور کامل اتوماتیک کرده و مدیریت اسناد و مدارک را نیز در همین پلتفرم انجام دهند. دو نوع اصلی OMS عبارتند از:
- سیستم‌های مدیریت سفارش تجارت الکترونیک
این نوع سیستم‌ها برای کسب‌وکارهای آنلاین طراحی شده‌اند و تمرکز آنها بر مدیریت سفارش‌های مشتری از طریق فروشگاه‌های آنلاین است. قابلیت‌هایی مانند هماهنگی با درگاه‌های پرداخت، به‌روزرسانی وضعیت سفارش‌ها و مدیریت موجودی در این نوع OMS ها معمولاً در اولویت هستند.
مثال‌ها: Shopify OMS، WooCommerce، Magento
- سیستم‌های مدیریت سفارش خرده‌فروشی (Retail OMS)
این سیستم‌ها به خرده‌فروشان کمک می‌کنند تا مدیریت سفارش‌ها را به‌طور متمرکز در همه کانال‌های فروش انجام دهند. این نوع سیستم‌ها معمولاً امکان هماهنگی سفارش‌ها در فروشگاه‌های فیزیکی، فروشگاه‌های آنلاین، و کانال‌های فروش دیگر را فراهم می‌کنند و می‌توانند موجودی کالا را در مکان‌های مختلف پیگیری کنند.
مثال‌ها: Oracle Retail OMS، Manhattan OMS، SAP Commerce Cloud OMS
- سیستم‌های مدیریت سفارش تولیدی (Manufacturing OMS)
این نوع OMSها برای شرکت‌های تولیدی طراحی شده‌اند و قابلیت‌هایی مانند پیگیری سفارش‌های تولید، مدیریت موجودی مواد اولیه و زمانبندی تولید را ارائه می‌دهند. همچنین می‌توانند به برنامه‌ریزی دقیق‌تر برای منابع و کنترل کیفیت کمک کنند.
مثال‌ها: Plex OMS، Epicor ERP، Infor M3
- سیستم‌های مدیریت سفارش مالی (Financial OMS)
برای سازمان‌های مالی و بانک‌ها طراحی شده‌اند و در مدیریت معاملات مالی، سفارش‌های تجاری و بهینه‌سازی دارایی‌ها و سهام کمک می‌کنند. این سیستم‌ها معمولاً با مقررات خاص مالی سازگارند و توانایی مدیریت حجم بالایی از تراکنش‌ها را دارند.
مثال‌ها: Bloomberg OMS، Charles River IMS، Eze OMS
- سیستم‌های مدیریت سفارش چندکاناله (Omnichannel OMS)
این نوع OMS برای کسب‌وکارهایی که چندین کانال فروش دارند (آنلاین، فیزیکی، تلفنی و غیره) مناسب است و توانایی همگام‌سازی داده‌ها و سفارش‌ها در همه کانال‌ها را دارد. به این ترتیب، تجربه‌ی خرید یکپارچه برای مشتری فراهم می‌شود.
مثال‌ها: Salesforce OMS، NetSuite، IBM Sterling OMS
- سیستم‌های مدیریت سفارش‌های B2B
این نوع سیستم‌ها برای شرکت‌های عمده‌فروشی یا کسب‌وکارهایی که با مشتریان سازمانی سروکار دارند، طراحی شده است. قابلیت‌هایی مثل مدیریت قراردادها، قیمت‌گذاری خاص مشتریان، و سفارش‌های با حجم بالا از ویژگی‌های مهم این نوع OMS است.
مثال‌ها: SAP Commerce Cloud، Oracle B2B Commerce OMS
- سیستم‌های مدیریت سفارش SaaS
سیستم‌های OMS مبتنی بر SaaS که اغلب به عنوان یک راهکار ابری ارائه می‌شوند و انعطاف‌پذیری بالایی دارند و نیاز به زیرساخت سرور داخلی را کاهش می‌دهند. این سیستم‌ها معمولاً برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط مناسب هستند و دسترسی به‌روزرسانی‌های مداوم را نیز فراهم می‌کنند. مثال‌ها: Zoho Inventory، QuickBooks Commerce، Fishbowl
فواید سیستم OMS
استفاده از OMS به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا موجودی انبارها را بهینه کرده و فرصت‌های فروش را بهتر مدیریت کنند. OMS همچنین حجم اطلاعات ورودی را کاهش داده و مشاهده‌پذیری فرایندها را افزایش می‌دهد. با داشبوردهای پیشرفته OMS، کسب‌وکارها می‌توانند الگوهای فروش را شناسایی و تصمیم‌گیری‌های بهتری در مورد مدیریت موجودی و آینده کسب‌وکار اتخاذ کنند.
چالش‌های پیاده‌سازی OMS
در انتخاب نرم‌افزار OMS مناسب، باید به چالش‌هایی از جمله امکان ادغام با سایر سیستم‌های شرکت توجه کرد. عدم یکپارچگی با نرم‌افزارهای زنجیره تأمین، CRM و حسابداری، بسیاری از ویژگی‌های OMS را تحت تأثیر قرار می‌دهد. علاوه بر این، عدم پیکربندی و سفارشی‌سازی سیستم می‌تواند منجر به محدودیت‌هایی شود.
قابلیت‌های OMS
یک نرم‌افزار کامل OMS باید ویژگی‌هایی را در پنج حوزه اصلی پشتیبانی کند:
- کانال‌های فروش: جمع‌آوری اطلاعات از تمامی کانال‌های فروش و یکپارچه‌سازی آنها.
- پشتیبانی از فروش: بروزرسانی وضعیت موجودی کالا و روند مرجوعی کالا.
- پایگاه داده‌های مشتری: ثبت سوابق مشتریان و ارائه اطلاعاتی برای بهبود خدمات.
- مدیریت موجودی: ردیابی موجودی و استفاده از الگوریتم‌هایی برای تخصیص بهینه کالا از نزدیک‌ترین انبارها.
- یکپارچه‌سازی با حسابداری: انتقال داده‌ها به سیستم حسابداری بدون نیاز به وارد کردن مجدد.
جمع‌بندی
سیستم مدیریت سفارشات یا OMS، ابزاری مؤثر برای یکپارچه‌سازی و اتوماسیون ثبت و پیگیری سفارشات است که به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا روند تحویل سفارش‌ها را بهینه و مدیریت موجودی را ساده‌تر کنند. OMS با تحلیل و گزارش‌دهی شاخص‌های عملکردی، راهکاری جامع برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و بهبود کارایی کسب‌وکار فراهم می‌کند.